СУД (DMS) в контексте проекта

СУД (система управления документами, DMS) — модуль Rillsoft Integration Server. Он позволяет хранить документы, относящиеся к проекту, централизованно, с разграничением прав доступа и с возможностью отследить историю.

СУД в Rillsoft Integration Server

Когда СУД полезна

СУД полезна, если:

  • проектная документация должна быть доступна централизованно

  • с одними и теми же документами работают несколько ролей

  • документы нужно организовать по проекту или по каталогу

  • доступ должен регулироваться правами

  • коммерческие предложения, чертежи, отчёты о статусе или документы согласования привязаны к проекту

Типичные виды документов

  • задание на проект

  • коммерческие предложения и договоры

  • технические чертежи

  • отчёты о статусе

  • протоколы совещаний

  • документы согласования (утверждения)

  • файлы импорта и экспорта

Принцип внедрения

  1. Согласовать структуру документов со структурой проекта или каталогов.

  2. Определить права через пользовательские и каталоговые роли.

  3. Назначить ответственных за ведение, согласование и архивирование.

  4. Установить правила именования документов.

  5. Использовать СУД не как общее хранилище файлов, а вести её по проектам.

Структура папок СУД для проектных документов СУД в контексте проекта Rillsoft Project

Права доступа к СУД

Как и большинство функций Rillsoft Integration Server, доступ к СУД складывается из двух независимых типов ролей:

  • пользовательская роль с правом Читать документы (минимальное требование), при необходимости дополненная правами Создавать документы, Изменить документы, Удалять документы, Восстановить документы или Изменить структуру папок;

  • каталоговая роль с правом Читать проект для каталога, в котором расположен соответствующий проект — без этого права документы также недоступны.

СУД и управление проектом

СУД особенно ценна, когда документы связаны с решениями:

  • утверждение базового плана

  • отчёт о статусе

  • решение по портфелю

  • согласование изменения

  • решение по ресурсам

Типичные ошибки

  • СУД внедряется без концепции прав доступа

  • документы хранятся одновременно локально и на сервере

  • структура папок проекта не соответствует структуре СУД

  • отчёты о статусе сохраняются без привязки к состоянию проекта или контрольной дате

Смежные темы

dms, суд, система управления документами, документы проекта, standalone, integration server, ris, облако, многопользовательский, учет рабочего времени, планирование отпусков, it-and-administration