Анализ портфеля¶

Анализ портфеля служит совместной оценке всех текущих проектов. Он отвечает на такие вопросы: какие проекты идут по плану? Где возникают узкие места по ресурсам? Какие проекты своим состоянием по срокам или ресурсам угрожают другим проектам?

Проведение анализа портфеля¶

Цель: Вы получаете обоснованный обзор статуса, приоритета, состояния по срокам и ресурсной ситуации всех проектов.

Порядок действий:

1. Откройте портфель.

2. Кликните Старт > Свойства > Инфо.

3. Перейдите на вкладку Обзор портфеля.

4. Проверьте проекты по категории, статусу, приоритету, заказчику, началу и окончанию.

5. При необходимости выберите через Выбрать портфель другой портфель для обзора.

В обзоре портфеля можно управлять тем, какие проекты включаются в расчёт мощности. Активированные проекты учитываются. Отключённые проекты скрываются и не включаются в расчёт доступности ресурсов.

Эта возможность подходит для симуляций. Пример: можно временно скрыть проект и проверить, как изменится ресурсная ситуация без этого проекта.

Сравнение проектов¶

Сравнивайте проекты не только по сроку окончания. Для решений по портфелю важны несколько перспектив.

Выявление проектов-узких мест¶

Проект-узкое место — это проект, который своим состоянием по срокам или потребностью в ресурсах затрудняет другие проекты либо при задержках может вызвать цепную реакцию в портфеле.

Признаки проекта-узкого места:

• проект в определённые периоды использует высокую долю дефицитной профессиональной квалификации.

• сроки окончания находятся близко перед сроками начала последующих проектов.

• проект содержит опоздавшие работы на критическом пути.

• проект вызывает перегрузку ключевых сотрудников.

• межпроектные связи показывают малый или отрицательный интервал связи.

Порядок действий:

1. Откройте отдельный проект либо проверьте его в портфеле.

2. Проверьте в расчёте потребности в персонале, по каким специальностям или квалификациям в критических фазах есть недогрузка по обеспечению.

3. Откройте Старт > Свойства > Инфо > Опоздавшие работы.

4. Проанализируйте критический путь.

5. Проверьте, участвуют ли дефицитные ресурсы в критических работах.

6. Решите, нужно ли перераспределить ресурсы, перенести сроки или изменить приоритеты.

Определение рисков из состояния по срокам и ресурсам¶

Риски портфеля часто возникают из сочетания состояния по срокам и ресурсной ситуации.

Риски по срокам

Проекты с опоздавшими работами на критическом пути особенно критичны. Любая дальнейшая задержка может сдвинуть срок окончания проекта и повлиять на последующие проекты.

Риски по ресурсам

Проекты с немногими ключевыми сотрудниками или редкими профессиональными квалификациями уязвимы к отсутствиям, отпуску, болезни или параллельной загрузке из других проектов.

Риски зависимости

Межпроектные связи могут привести к тому, что задержка в одном проекте напрямую нагружает другой проект.

Риски приоритета

Если приоритеты не ведутся, ресурсные решения становятся нечёткими. Тогда проекты конкурируют за одних и тех же сотрудников без обоснованного правила принятия решения.

Подготовка основы для решений руководства и PMO¶

Анализ портфеля не должен только собирать информацию. Он должен подготавливать решения.

Для статус-отчёта по портфелю особенно значимы:

• обзор портфеля со статусом, приоритетом и сроком окончания всех проектов

• список опоздавших проектов

• проекты с узкими местами по ресурсам

• критические профессиональные квалификации

• межпроектные связи с малым интервалом связи

• симуляции, например влияние приостановки проекта или изменения приоритета

Для ресурсных решений особенно значимы:

• расчёт потребности в персонале по всем проектам

• загрузка персонала по конкретному проекту

• загрузка специальностей по критическим квалификациям

• приоритет затронутых проектов

• влияние на сроки окончания и последующие проекты

Экспорт и дальнейшая обработка¶

Анализы портфеля можно передавать для дальнейшей обработки во внешние отчёты. Используйте функции экспорта, если результаты нужны в офисных документах, презентациях или согласовательных материалах.

Типичные цели экспорта:

• Microsoft Excel для таблиц и анализов

• XML, если данные будут обрабываться в других системах управления проектами

• PDF или печать для статичных отчётов

Типичные ошибки¶

• анализ портфеля воспринимается только как обзор сроков.

• узкие места по ресурсам не связываются с приоритетами проектов.

• отдельные проекты оцениваются без проверки межпроектных связей.

• симуляции не документируются.

• статус-отчёты называют риски, но не содержат рекомендации по решению.

Смежные темы¶

• Формирование портфеля проектов

• Управление многопроектным планированием

• Подготовка статус-отчёта

• Справка по ролям

анализ портфеля, обзор портфеля, проект узкое место, риски портфеля, многопроектное планирование, несколько проектов, портфолио, портфель проектов, свободный проект, pmo, executive-management